ملیجک ناصرالدین شاه و سندروم دفاتر (تهدید دفاتر مدیریت و آسیب آن به سازمان)

برای بیان موضوعاتی که در قلمرو خاصی نمی گنجند، نقد و نقدنگاری اگر واژه ای زننده نباشد، غنیمت است. در فضایی اداری و مدیریت عمومی و خصوص کشور نیز، هستند مسائل مبتلابهی که از بعد بسامد فربه شده اند و تأثیر گاه نامیمونی دارند اما اشاره به آن ها گاهی در حصار حیا محصور می ماند.

در چند خط بعدی به آسیب دفاتر مدیران و دفتر داری می پردازیم. پر واضح اینکه این چند خط خالی از ایراد و اشتباه نیست.

ملیجک ناصرالدین شاه از رجال دوره ناصری است که در کودکی به دلیل شیرین‌زبانی به نورچشمی شاه قاجار تبدیل شد و در بزرگسالی هم از مقربین شاه قاجار به شمار می‌آمد؛ متون تاریخی، شفافیت کاملی از چگونگی علاقمندی شاه به این کودک زشت و بی ادب نمی دهد هر چه هست او نزدیک شاه بود و سایرین برای تقرب به او متوسل می شدند؛ در فرهنگ اداری عامه، ملیجک ناصرالدین شاه، اشاره به کارکنان “خوش رقص” و “مقرب مافوق” دارد.

آن دسته مسیرهای شغلی که از کانون های قدرت عبور می کنند، معمولاً جزء موقعیت های سرقفلی دار سازمانی هستند که دست هر کسی به آن ها نمی رسد به همین دلیل برخی سر و تن می دهند که در “دفتری تصمیم گیر” مستقر شوند! که این همه می تواند سرمنشاء کشمکش و رقابت برای تصاحب این قبیل موقعیت ها شود؛ بی تردید خوانندگان، که در حال قرائت این مختصر هستند، خدا می داند به چه کسی و کجا فکر می کنند ولی احتمالاً  رفتار کسانی را مرور می‌کنند. امید است از لابلای ابهام و ایهام، منظور نویسنده منتقل گردد.

اما به واقع، در دفاتر مدیریت، چگونه تصمیم گیری می شود که افراد هر چقدر به دفاتر مدیران و صاحب منصبان نزدیک تر باشند نانشان بیشتر در روغن می رود؟ چه غفلتی وجود دارد که بودن در دفتر، فرصتی خارج از دایره عدالت سازمانی و اجتماعی است؟ چه سازوکاری وجود دارد و چه سازوکار فروگذاشته شده است که افراد به طمع آن سرودست می شکنند؟

از شنیده ها و گفته ها پیداست، هیچ جامعه ای در هیچ سویی از تمدن های فعلی، خالی از این داستان ها نیست. در ادبیات فارسی هم حکایت های بسیاری در اهمیت تقرب آمده است؛ نکته اینجاست که توصیه حکما به هوشیاری نسبت به این تقرب هاست زیرا با جابجایی شاه و وزیر، زیردستان را از عرش به فرش واز کاخ به کوخ می برد پس اگر کسی، مجال کاخ نشینی دارد باید چست و چابک، خر خود را باید از پل عبور دهد که صاحب منصب بعدی خدا می داند که از کدام دنده تصمیم بگیرد شاید هرکس مقرب تر است جام بلا بیشترش بدهند. دفتریان امروز هم بر این مبنا اجایل(Agile) عمل می کنند و چابک نمودار گانت(Gant) پیشرفت خود را رسم میکنند.

شبکه سازی ها، ارتباطات، پارازیت، قلب واقعیت، شیرین زبانی، سرسپردگی، دوگانگی، دوخت و دوز و ترسیم وقایع مطابق میل مدیر، ایجاد توهم و رفع کدورت، امور منزل، نیاز شخصی، دادن و گرفتن هدیه، از جیب مدیر خرج کردن، از قول مدیر روایت کردن، داستان سرایی برای مدیر، منزلت سازی برای مدیر، ماله کشی، تیمار داری، روابط عمومی، قلب واقعیت، دروغ، سپر بلاشدن، … این همه اموری است که در هیچ قاموس مدیریتی و سیاسی به طور همزمان دیده نمی شود الا در دفاتری که نظامی بر آن ها حاکم نیست و همان دفتر نیز در نظامی از سرگشتگی فعالیت می کند. شاید برای آن مصداقی داشته باشید شاید هم نداشته باشید اما برخی مدیران هم به این سازوکارها نیازمندند زیرا همانگونه که گفته شد اشاره به وجود نظام کردیم! به عبارتی وقتی سیستمی وجود دارد که مدیر سرگشته آن است یا توهم زده قدرت در آن، این حیله و طرفندها، کارگرند و کار می کنند.

ضعف اجتماعی و فقدان سیستم، هدف این یادداشت نیست! نگاه به جبران خدماتی است که مدیریت بابت این خدمات در نظر می گیرد.

دیده نشدن و فرصت دیده شدن از مجرای دفاتر، در کنار رانت خبری، اطلاعات و تعاملات ویژه، گاهی خاص دفاتر است و البته نه همه ی دفاتر اما معمولاً انرژی زیادی در این دفاتر وجود دارد. گاهی این فرصت ها در مقابل خدماتی که از مسئول دفتر انتظار می رود فروخته شده است یعنی مدیرنیز به اهمیت موقعیت آگاه است و شاید با فرصت آن بازی هم بکند. البته که زبدگی و توانمندی مسئول دفتر هم در نتیجه و برآیندها موثر است چنانکه تاچر نخست وزیر انگلستان در دفتر چرچیل از این ظرفیت ها برخوردار بود. خاندان برمکی نیز از توانمندی در دربار عباسیان بی بهره نبودند هر چند عاقبت به خیر نشدند.

سندرم دفاتر تعبیری برای تمام این خطوط است. سندرم یا نشانگان در پزشکی و روانشناسی آمیزه ای از علائم و نشانه هاست که حاکی از خصوصیات قابل تشخیص بالینی است. در گذشته معمولاً وقتی چند نشانه و علامت همراه یکدیگر در بیماری دیده می شد و پزشک نمی توانست علت خاصی برای بروز آن علائم بیابد به مجموعه آن علائم سندروم اطلاق می کرد(ویکی پدیا) مثلاً نقص اکتساب ایمنی نوعی بیماری است که با ورود ویروس و حمله به دستگاه ایمنی باعث بروز نقص ایمنی انسانی می گردد که به اختصار به آن ایدز می گوئیم و در آن مجموعه نشانه ها دیده می شود.

علت استفاده از این عبارت در اینجا، تأکید بر اهمیت نقصی است که از دفاتر سرچشمه می گیرد. انحراف دیدگاه و چشم انداز مدیر برای تصمیم درست، شاید مثالی برای این موضوع باشد که در شرایط بحرانی و حاد، اهمیت بیشتر و بیشتر پیدا می کند. دفاتری با رویکرد جاه طلبی و فرصت خواهی، نه خیرخواه مدیرند و نه سازمان و ذی نفعان آن!

قاعده بازی در اینجا دو سو دارد مدیر و مسئول دفتر؛ لازمه اصلاح چیست ؟ قطعاً نمی توان کتابچه ای برای مسئولیت های بسیاری از دفاتر نوشت؛ بسیار از امور جاری در دفاتر ریشه در نیازهای آنی، اقتضایی، دفعی، … دارد . برخی دفاتر ، به مهارت هایی فراتر از تعاریف و شرح وظایف نیازمند است؛ صلاحیت ها و شایستگی های برخی دفاتر، به شکل مبهوت کننده ای پیچیده و فرابخشی است. گاهی دفاتر به بخش های عریض و طویلی اشاره می کنند که مسئولیت های مهم و حساسی را عهده دار هستند.

این مختصر تلاش دارد در کنار گوش های شنوا؛ ارتعاشی ایجاد کند برای نگاه درست و دقیق!

بسیاری از دفترها با اطلاع از موقعیت مرئوس خود پی به قدرت برده و تلاش در بهره گیری از نیروی آن می کنند. در سکوت رئیس یا در بی خبری او، آن ها موقعیت خود را برای کسب جایگاه بهتر و منافع بیشتر، اهرم می کنند.

بهتر است هرازگاهی مجموعه دفتر تغییر کنند. طبقه بندی اطلاعات و جلوگیری از ایجاد رانت خبری و اطلاعاتی خیلی مهم است. بهتر است کارها از مجاری غیر دفتر هم پیگیری شود و از اتکا صرف به دفاتر پرهیز گردد. گاهی عملکرد دفتر، با بهره گیری از طرف های محیط داخلی، بلزخورد گرفته شود.

اعطاء فرصت به دفاتر، حاصل تعهداتی است که مدیر نباید زیر دین آن قرار می گرفت و باید هر چه زودتر از آن خلاص شد.

دادن مزیتی به کارکنان دفتر، اعتماد سازمان را مخدوش می کند. این کار بسیار غیر حرفه ای و عاری از دوراندیشی است. هر گز این کار نباید انجام شود.

این روزها شبکه های اجتماعی فعالند و ماهیتاً غیر قابل کنترل هستند. گذشته افراد دیده می شود. به عبارتی، تضمین ایجاد و خلق موقعیت بین سازمانی هم دیده می شود. و مسیر شغلی و اعتبار مدیر را خراب خواهد کرد.

در دنیا چیزی فراموش نخواهد شد. سابقه شما هم ذات شماست که در اذهان و فضای مجازی می ماند. اشتباه شما با اختیارات شما تفسیر و پذیرفته می شود اما این دست امور هرگز تعبیری از اختیارات و ذات مدیریت دیده نمی شود.

دفاتر خود را کنترل کنید؛ بیرون از دفاتر و در سراسر سازمان ، افراد شایسته هستند که کمر همت برای تلاش در جهت منافع و اهداف سازمان بسته اند.

محمود مزینانی

آذر 1403

عکس از اینجا